每年到三四月份總有一批人被畢業(yè)論文的格式折騰到懷疑人生。我當(dāng)年寫(xiě)碩士論文的時(shí)候以為自己Word用得挺溜結(jié)果光是把頁(yè)眉頁(yè)碼調(diào)對(duì)就花了一個(gè)通宵后來(lái)幫實(shí)驗(yàn)室的師弟師妹改論文發(fā)現(xiàn)大家踩的坑基本一模一樣目錄對(duì)不齊、圖表編號(hào)亂跳、參考文獻(xiàn)引用全手工敲、打印出來(lái)才發(fā)現(xiàn)頁(yè)碼格式不對(duì)。這篇就把我這些年攢下的畢業(yè)論文Word注意事項(xiàng)整理成一份實(shí)操記錄從搭模板、分節(jié)設(shè)頁(yè)碼、題注交叉引用到參考文獻(xiàn)自動(dòng)化每一步都說(shuō)說(shuō)我踩過(guò)的坑和推薦做法。這份記錄適合所有正在寫(xiě)畢業(yè)論文的本科生和研究生還有那些幫學(xué)生改論文的導(dǎo)師和教務(wù)老師。如果你只想“趕緊把格式蹭出來(lái)”照著步驟復(fù)制就行如果你還想弄明白Word為什么會(huì)出這些幺蛾子我也會(huì)把背后的原理一并交代清楚。1. 拿到格式要求后請(qǐng)先搭一套“母版”而不是急著寫(xiě)正文很多人的習(xí)慣是先打開(kāi)Word把論文噼里啪啦寫(xiě)一遍等到要交稿了才想起格式要求然后逐段去改字體、縮進(jìn)、行距。這種做法不能說(shuō)全錯(cuò)但效率極低。你后面每刪一個(gè)標(biāo)題、每插一張圖格式就會(huì)多米諾骨牌一樣崩一處。正確順序是花半天時(shí)間把學(xué)校模板搭好之后寫(xiě)正文只是“往格子里填東西”。1.1 為什么必須用“樣式”而不是手動(dòng)刷格式先說(shuō)一個(gè)最簡(jiǎn)單的場(chǎng)景一級(jí)標(biāo)題要求黑體三號(hào)、居中二級(jí)標(biāo)題黑體四號(hào)、左對(duì)齊。手動(dòng)做法是每寫(xiě)完一個(gè)標(biāo)題選中它字體選黑體字號(hào)選三號(hào)再點(diǎn)居中標(biāo)題多的時(shí)候這套動(dòng)作要重復(fù)幾十遍。更麻煩的是之后你發(fā)現(xiàn)學(xué)校要求“一級(jí)標(biāo)題間距段前24磅”你不可能重新去調(diào)那幾十個(gè)標(biāo)題于是只能捏著鼻子接受格式檢查被退回。正確做法是用Word自帶的“樣式”。樣式本質(zhì)上是給某類文本貼一個(gè)“格式包”標(biāo)題一、標(biāo)題二、正文、題注、參考文獻(xiàn)都?xì)w入各自樣式。之后你想改所有一級(jí)標(biāo)題的間距只需要修改“標(biāo)題1”這個(gè)樣式的定義全文幾十處同步更新三秒鐘搞定。這也是畢業(yè)論文Word排版里性價(jià)比最高、最基礎(chǔ)的一步。我建議你新建空白文檔后先打開(kāi)“樣式”窗口Word中快捷鍵是AltCtrlShiftS把標(biāo)題1、標(biāo)題2、標(biāo)題3、正文、題注這五個(gè)常用樣式設(shè)置好。注意這里的“正文”樣式不是Word默認(rèn)的“正文”而是你要單獨(dú)命名一個(gè)樣式比如叫“論文正文”基準(zhǔn)設(shè)置為宋體小四、首行縮進(jìn)2字符、行距固定值20磅或1.5倍——具體以你自己學(xué)校的要求為準(zhǔn)。把樣式名寫(xiě)清楚還有個(gè)好處后面生成目錄時(shí)Word默認(rèn)會(huì)抓“標(biāo)題1/標(biāo)題2/標(biāo)題3”不需要額外映射。1.2 頁(yè)面設(shè)置和頁(yè)邊距最好也一起鎖死我見(jiàn)過(guò)最慘的情況是一位同學(xué)整篇論文都是A4豎向結(jié)果最后發(fā)現(xiàn)學(xué)校要求“理科論文頁(yè)邊距上3cm、下2.5cm、左2.5cm、右2cm”他一改頁(yè)邊距全文所有表格和圖片都跟著變形重新調(diào)了整整兩天。所以頁(yè)面設(shè)計(jì)一定是最先做的打開(kāi)“布局”選項(xiàng)卡把頁(yè)邊距、紙張方向、頁(yè)眉頁(yè)腳距邊界這些一次性設(shè)好。這里有個(gè)容易忽視的細(xì)節(jié)學(xué)校模板里如果要求“奇偶頁(yè)不同”或“首頁(yè)不同”你也要在這個(gè)階段開(kāi)啟不然后面頁(yè)眉頁(yè)腳會(huì)打架。操作路徑是雙擊頁(yè)眉區(qū)域進(jìn)入頁(yè)眉頁(yè)腳編輯狀態(tài)在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”選項(xiàng)卡里勾選“首頁(yè)不同”“奇偶頁(yè)不同”。別覺(jué)得這是小事論文的前言、目錄和正文對(duì)頁(yè)眉要求往往不一樣提前把開(kāi)關(guān)打開(kāi)后面只需填內(nèi)容而不需調(diào)邏輯。1.3 清理“多余格式”讓每個(gè)段落歸位有基礎(chǔ)的同學(xué)在搭母版時(shí)還會(huì)順手清理一個(gè)隱患多余的空格和手動(dòng)回車。很多人在段與段之間習(xí)慣敲兩個(gè)回車覺(jué)得這樣分段直觀。問(wèn)題是一旦你設(shè)置了“段前段后間距”多敲的回車會(huì)變成空白段目錄生成時(shí)還會(huì)莫名多出空行。我的經(jīng)驗(yàn)是在任何正式寫(xiě)之前的文檔里按AltF8打開(kāi)“查找和替換”把連續(xù)兩個(gè)以上的回車替換成一個(gè)回車。雖然做不到完全自動(dòng)化但至少能避免大量裸回車引發(fā)格式崩壞。2. 頁(yè)眉頁(yè)腳與頁(yè)碼的“三段式”設(shè)置繞開(kāi)90%的報(bào)錯(cuò)點(diǎn)頁(yè)碼是畢業(yè)論文排版里翻車最嚴(yán)重的環(huán)節(jié)沒(méi)有之一。本科生畢業(yè)論文的規(guī)范通常是封面不顯示頁(yè)碼摘要和目錄用羅馬數(shù)字頁(yè)碼正文用阿拉伯?dāng)?shù)字從第1頁(yè)重新開(kāi)始。也就是一份文檔里要出現(xiàn)三套互不連續(xù)的頁(yè)碼邏輯。很多人卡在這里是因?yàn)闆](méi)弄懂Word的一個(gè)底層概念分節(jié)符。2.1 分節(jié)符原理和類型怎么選把一份文檔拆成幾個(gè)“節(jié)”每節(jié)可以獨(dú)立設(shè)置頁(yè)面方向、頁(yè)邊距、頁(yè)眉頁(yè)腳和頁(yè)碼編號(hào)方式這就是分節(jié)符存在的意義。頁(yè)面布局選項(xiàng)卡里的分節(jié)符有四種下一頁(yè)、連續(xù)、偶數(shù)頁(yè)、奇數(shù)頁(yè)。論文里我?guī)缀踔挥谩跋乱豁?yè)”因?yàn)榉饷?、摘要、目錄、正文本?lái)就需要另起一頁(yè)。操作路徑是這樣光標(biāo)放在封面內(nèi)容的最后點(diǎn)“布局”-“分隔符”-“下一頁(yè)”這樣文檔就被劈成第一個(gè)節(jié)。按同樣的方法在摘要之后和目錄之后分別再插一個(gè)“下一頁(yè)”得到三到四個(gè)節(jié)。插入分節(jié)符后最好把Word的“顯示/隱藏編輯標(biāo)記”打開(kāi)方便你隨時(shí)看到自己在哪斷了節(jié)。這個(gè)開(kāi)關(guān)的快捷鍵是CtrlShift8打開(kāi)之后你能看到分節(jié)符、段落標(biāo)記、空格點(diǎn)不要覺(jué)得這些標(biāo)記礙眼它們是排查問(wèn)題的地圖。2.2 頁(yè)碼格式的獨(dú)立設(shè)置步驟雙基步驟是先取消節(jié)與節(jié)之間的“鏈接到前一節(jié)”。默認(rèn)情況下后一節(jié)會(huì)繼承前一節(jié)的頁(yè)眉頁(yè)腳設(shè)置這也是一堆人改了正文頁(yè)碼、結(jié)果摘要頁(yè)也變阿拉伯?dāng)?shù)字的原因。雙擊某一節(jié)的頁(yè)眉區(qū)域在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”選項(xiàng)卡里把“鏈接到前一節(jié)”這個(gè)按鈕取消高亮然后再設(shè)置該節(jié)的頁(yè)碼格式。順序很重要先取消鏈接再改頁(yè)碼再填內(nèi)容。具體來(lái)說(shuō)摘要節(jié)設(shè)置頁(yè)碼從I開(kāi)始、格式為羅馬數(shù)字正文節(jié)設(shè)置頁(yè)碼從1開(kāi)始、格式為阿拉伯?dāng)?shù)字。設(shè)置入口是“頁(yè)眉和頁(yè)腳”選項(xiàng)卡里的“頁(yè)碼”-“設(shè)置頁(yè)碼格式”。里面有個(gè)“起始編號(hào)”選項(xiàng)默認(rèn)是“續(xù)前節(jié)”你要改成“起始編號(hào)”并輸入1。這一步如果忘了改起始編號(hào)正文會(huì)接著目錄的羅馬數(shù)字往下排出來(lái)個(gè)第V頁(yè)正文那真是社死現(xiàn)場(chǎng)。表格鎮(zhèn)樓把三種常見(jiàn)情況說(shuō)清楚需求設(shè)置方法注意點(diǎn)封面無(wú)頁(yè)碼封面單獨(dú)成節(jié)該節(jié)頁(yè)腳留空不插入頁(yè)碼不要只在頁(yè)腳刪數(shù)字要確認(rèn)“鏈接到前一節(jié)”的狀態(tài)目錄用羅馬數(shù)字I、II、III目錄單獨(dú)成節(jié)頁(yè)碼格式選“I, II, III”起始編號(hào)I前導(dǎo)符目錄里那種點(diǎn)線是目錄域自帶與頁(yè)碼格式無(wú)關(guān)正文從第1頁(yè)重新計(jì)正文單獨(dú)成節(jié)頁(yè)碼格式選“1, 2, 3”起始編號(hào)1必須取消“鏈接到前一節(jié)”頁(yè)眉顯示章節(jié)標(biāo)題頁(yè)眉插入“標(biāo)題1”文本域而不是手工輸入手工輸入的頁(yè)眉不會(huì)隨章節(jié)變化2.3 頁(yè)眉里的章節(jié)名怎么自動(dòng)變論文要求頁(yè)眉寫(xiě)“某大學(xué)碩士學(xué)位論文”是簡(jiǎn)單的難一點(diǎn)的是要求每章頁(yè)眉顯示當(dāng)前章名。正確做法不是每章去改一次頁(yè)眉而是在頁(yè)眉里插入一個(gè)“域”光標(biāo)定位到頁(yè)眉編輯區(qū)按CtrlF9輸入域代碼STYLEREF 標(biāo)題1然后按F9更新。這樣每一章的頁(yè)眉會(huì)自動(dòng)顯示該章標(biāo)題。注意域和普通文本的區(qū)別域顯示的是動(dòng)態(tài)值只要章節(jié)標(biāo)題變了頁(yè)眉里的內(nèi)容跟著變而手工文字是死字改了標(biāo)題它也不會(huì)動(dòng)。我第一次用STYLEREF域時(shí)翻了個(gè)小錯(cuò)誤標(biāo)題樣式里如果帶了編號(hào)比如“第一章 緒論”是自動(dòng)編號(hào)生成的STYLEREF抓到的可能是“第一章”或“緒論”的一部分取決于你編號(hào)的實(shí)現(xiàn)方式。最穩(wěn)妥的辦法是讓章節(jié)標(biāo)題完全沒(méi)有自動(dòng)編號(hào)純文本輸入“第一章 緒論”再用樣式管理格式。自動(dòng)編號(hào)看著省事但在論文這種需要精準(zhǔn)控制的場(chǎng)景里反而容易截出奇怪的結(jié)果。3. 圖片、表格、公式的編號(hào)與題注交叉引用必須一步到位論文圖表最多的地方在實(shí)驗(yàn)部分三線表、數(shù)據(jù)圖、公式動(dòng)輒幾十上百個(gè)。如果沒(méi)有自動(dòng)化方案每張圖手動(dòng)寫(xiě)“圖3-1”一旦中間插入一張新圖后面所有編號(hào)都要手動(dòng)重排。更慘的是正文里還有“如圖3-1所示”這樣的引用你改完圖的編號(hào)還要回去改正文引用漏改一處就被導(dǎo)師抓包。3.1 題注Word自動(dòng)編號(hào)的“圖3-1”是怎么來(lái)的選中某張圖片右鍵選擇“插入題注”在彈窗里選擇標(biāo)簽“圖”位置選“所選項(xiàng)目下方”然后點(diǎn)“編號(hào)”按鈕勾選“包含章節(jié)號(hào)”這樣Word會(huì)自動(dòng)生成“圖3-1”這樣的題注。前提是你的章節(jié)標(biāo)題必須用“標(biāo)題1”樣式因?yàn)椤鞍鹿?jié)號(hào)”功能是從標(biāo)題樣式里提取章號(hào)的。這里有個(gè)坑如果標(biāo)題1是純文本“第三章 系統(tǒng)設(shè)計(jì)”Word提取的章節(jié)號(hào)有可能是“三”而不是“3”因?yàn)橹形臄?shù)字不在它識(shí)別范圍內(nèi)。兩種解法要么學(xué)校允許你手寫(xiě)題注要么給標(biāo)題1套一個(gè)阿拉伯?dāng)?shù)字的多級(jí)編號(hào)。我建議優(yōu)先考慮多級(jí)編號(hào)因?yàn)橐惶滓?guī)范的多級(jí)編號(hào)在目錄生成和交叉引用上都更方便。多級(jí)編號(hào)設(shè)置路徑是“開(kāi)始”-“多級(jí)列表”-“定義新的多級(jí)列表”把級(jí)別1關(guān)聯(lián)到標(biāo)題1級(jí)別2關(guān)聯(lián)到標(biāo)題2再把編號(hào)格式設(shè)為“1.1”“1.1.1”這類的。設(shè)置時(shí)記得在“將更改應(yīng)用于”里選“整個(gè)列表”避免只改當(dāng)前段落。整套編號(hào)配置好之后題注自動(dòng)變“圖1-1”“圖1-2”公式也可以做成“1-1”這種格式只不過(guò)公式的題注要把標(biāo)簽改成“公式”且位置選“右對(duì)齊”。3.2 交叉引用正文里的“見(jiàn)圖3-1”別再手打了正文里寫(xiě)“如圖3-1所示”時(shí)請(qǐng)用“引用”-“交叉引用”。在彈出的對(duì)話框里引用類型選“圖”引用內(nèi)容選“只有標(biāo)簽和編號(hào)”然后選中對(duì)應(yīng)題注。這樣插入的是一段動(dòng)態(tài)引用文本之后所有圖的編號(hào)因?yàn)樵鰟h而改變了你在全選文檔后按F9更新域所有正文引用會(huì)同步更新。同理引用表格、公式、章節(jié)標(biāo)題都可以用交叉引用這玩意兒和題注是一對(duì)必須配套使用才能自動(dòng)化。必須補(bǔ)一句交叉引用更新之前它顯示的仍是舊編號(hào)。你在打印前一定要全選CtrlA再按F9更新所有域或者按CtrlP喚起打印預(yù)覽時(shí)Word也會(huì)問(wèn)是否更新域。我的話習(xí)慣用一段宏命令來(lái)自動(dòng)更新全文字段不過(guò)沒(méi)有宏基礎(chǔ)的同學(xué)就用CtrlAF9也一樣效果。3.3 三線表的制作思路“三線表”是畢業(yè)論文里最常見(jiàn)的表格格式頂線、欄目線、底線三條線通常沒(méi)有豎線。很多同學(xué)是插入表格后用“邊框”一點(diǎn)點(diǎn)擦線效率極低。聰明一點(diǎn)的會(huì)新建一個(gè)“三線表”表格樣式把“上框線、下框線、內(nèi)部橫線”設(shè)置好之后插入表格時(shí)直接套樣式。分類說(shuō)明下頂線通常設(shè)為1.5磅粗線欄目線也就是表頭下面那條線設(shè)0.75磅底線也是1.5磅。在Word里實(shí)現(xiàn)方式是選中表格在“表格設(shè)計(jì)”里先設(shè)“無(wú)邊框”再分別設(shè)置上框線和下框線之后選中表頭行單獨(dú)設(shè)置下框線。千萬(wàn)別用段落底紋或重復(fù)畫(huà)直線的方式模擬打印出來(lái)位置會(huì)偏移。三線表表頭字號(hào)常用五號(hào)黑體單元格內(nèi)容用五號(hào)宋體和正文的風(fēng)格統(tǒng)一。4. 參考文獻(xiàn)編號(hào)的兩種路線以及“引文串檔”的防丟失方案參考文獻(xiàn)是論文查重和格式審查的重災(zāi)區(qū)。我見(jiàn)過(guò)最原始的寫(xiě)法是一段純文本手動(dòng)輸入“[1] 張三. 某某研究[J]. 某學(xué)報(bào), 2020, 10(2): 1-10.”然后正文里手敲上標(biāo)[1]。這種寫(xiě)法在增刪文獻(xiàn)時(shí)簡(jiǎn)直是一場(chǎng)災(zāi)難中間刪掉一條后面所有編號(hào)全要手動(dòng)改正文里的上標(biāo)也要逐個(gè)改。更麻煩的是一不小心把某條引文刪了但正文里上標(biāo)沒(méi)刪查重時(shí)會(huì)被標(biāo)成學(xué)術(shù)不端的“引用格式異常”。4.1 從編號(hào)方式說(shuō)起自動(dòng)編號(hào)列表 vs 手工編號(hào)如果你希望完全自動(dòng)化可以在參考文獻(xiàn)列表里使用Word的“編號(hào)”功能選中引用段落點(diǎn)開(kāi)始選項(xiàng)卡里的編號(hào)按鈕并配合正文里的交叉引用。做法是參考文獻(xiàn)段落用編號(hào)列表自動(dòng)生成[1][2][3]這些序號(hào)正文需要引用時(shí)用“插入”-“交叉引用”引用類型選“編號(hào)項(xiàng)”引用內(nèi)容選“段落編號(hào)”。這樣參考文獻(xiàn)增減時(shí)正文里所有引用編號(hào)自動(dòng)跟著變。這個(gè)方案相比EndNote、Zotero這類文獻(xiàn)管理工具優(yōu)點(diǎn)是不需要額外軟件適合只用Word的人。缺點(diǎn)是設(shè)置稍顯麻煩編號(hào)列表默認(rèn)的數(shù)字格式是“1.”而不是“[1]”需要進(jìn)入“定義新編號(hào)格式”把編號(hào)格式改成[%1]。另外交叉引用刷新后正文里可能出現(xiàn)“見(jiàn)[1]”和“見(jiàn)[2]”之間沒(méi)有空格的問(wèn)題但這對(duì)論文格式影響不大。要提醒的是交叉引用引用編號(hào)項(xiàng)時(shí)如果你沒(méi)有先給這段參考文獻(xiàn)應(yīng)用編號(hào)列表而是把“[1]”當(dāng)作純文本手動(dòng)輸入那么交叉引用的里是找不到任何編號(hào)項(xiàng)的——這也是很多人按教程操作不成功的原因請(qǐng)務(wù)必確認(rèn)參考文獻(xiàn)段落用的是“編號(hào)列表”而非手動(dòng)文本。4.2 文獻(xiàn)管理的終極后備外置數(shù)據(jù)庫(kù)和樣式刷子就算你用Word自動(dòng)化論文前后改上十幾遍后參考文獻(xiàn)仍可能被手工調(diào)過(guò)。我的建議是EndNote或NoteExpress等工具導(dǎo)出的題錄在插入到Word之后保留一份原始的導(dǎo)出文件在本地。萬(wàn)一Word文檔里參考文獻(xiàn)被誤刪你還能一鍵重插而不是重新去數(shù)據(jù)庫(kù)里找半天。另外很多學(xué)校有自己定義的“參考文獻(xiàn)格式樣式文件”后綴.ens或.bst導(dǎo)入文獻(xiàn)管理軟件后可以一鍵把幾千條引文刷成標(biāo)準(zhǔn)格式。如果你所在學(xué)校提供了這種樣式文件請(qǐng)務(wù)必從學(xué)校研究生院官網(wǎng)下載下來(lái)。測(cè)試時(shí)找一個(gè)引用頻率高的文獻(xiàn)先刷新兩次確認(rèn)格式和你學(xué)校要求的分毫不差再批量應(yīng)用。這個(gè)動(dòng)作能省掉后面大量手工校對(duì)的時(shí)間。4.3 正文交叉引用域變成“錯(cuò)誤未找到引用源”的修復(fù)辦法我?guī)腿烁恼撐臅r(shí)最常被問(wèn)的問(wèn)題是正文里的引用突然變成了“錯(cuò)誤未找到引用源”。這通常是交叉引用對(duì)應(yīng)的源被刪除了。如果真的只是暫時(shí)找不到源按CtrlZ撤銷可恢復(fù)如果是源徹底被刪那你只能在正文里改成手動(dòng)上標(biāo)同時(shí)祈禱導(dǎo)師不細(xì)看。想從源頭避免我的態(tài)度是刪除任何參考文獻(xiàn)前先把正文里對(duì)應(yīng)引用全部刪干凈再刪條目本身。5. 目錄自動(dòng)生成與圖表目錄給第七章留足時(shí)間窗口論文寫(xiě)到尾聲時(shí)目錄是個(gè)“看著簡(jiǎn)單但一弄就廢”的東西。手工敲目錄的人一定經(jīng)歷過(guò)這樣的痛苦文檔內(nèi)容稍微改動(dòng)目錄頁(yè)碼全錯(cuò)而且目錄里的點(diǎn)線對(duì)齊問(wèn)題簡(jiǎn)直反人類。更折磨的是圖表目錄、附錄目錄這些擴(kuò)展需求在手動(dòng)方案下幾乎等于災(zāi)難。5.1 自動(dòng)目錄三連樣式已設(shè)、目錄插入、F9更新生成目錄的前提就是你已經(jīng)在第1節(jié)里給標(biāo)題設(shè)好了樣式。把光標(biāo)放到“目錄”那頁(yè)點(diǎn)“引用”-“目錄”-“自動(dòng)目錄1”Word立刻基于標(biāo)題樣式生成一份可點(diǎn)擊跳轉(zhuǎn)的目錄。如果你之前沒(méi)設(shè)樣式而是手動(dòng)改字體偽裝標(biāo)題那彈出的目錄要么是空的要么抓取不到樹(shù)狀層級(jí)。目錄生成以后編輯正文會(huì)導(dǎo)致頁(yè)碼變動(dòng)。不要慌也不需要重插目錄只需點(diǎn)擊目錄區(qū)域按F9選擇“更新整個(gè)目錄”所有標(biāo)題文字和頁(yè)碼都會(huì)刷新。這里有個(gè)細(xì)節(jié)目錄本身也是域打印出來(lái)的目錄默認(rèn)可能帶超鏈接的藍(lán)色下劃線去掉的方法是選中目錄后在“開(kāi)始”選項(xiàng)卡里將字體顏色設(shè)為黑色、去掉下劃線或者你在“引用”-“目錄”里選擇“自定義目錄”把“使用超鏈接而不是頁(yè)碼”的勾去掉同時(shí)保留“頁(yè)碼右對(duì)齊”。5.2 圖表目錄讓W(xué)ord自動(dòng)抓題注生成“圖目錄”“表目錄”如果論文要求單獨(dú)的圖目錄、表目錄操作路徑比很多人想得簡(jiǎn)單在目錄頁(yè)后面新建一頁(yè)點(diǎn)“引用”-“插入表目錄”在彈出的對(duì)話框里制表符前面的“題注標(biāo)簽”選擇“圖”Word就會(huì)把所有帶“圖”題注的對(duì)象按頁(yè)碼生成一個(gè)目錄。同理再次操作選擇“表”生成表目錄。這個(gè)功能平時(shí)很少有人用但一旦用上效果非常拔群所有圖表目錄的頁(yè)碼、編號(hào)、標(biāo)題全部自動(dòng)化。圖表目錄的更新同樣按F9。還有一個(gè)容易忽略的點(diǎn)圖表目錄默認(rèn)也是“使用超鏈接”格式打印時(shí)要記得把鏈接格式去掉否則不光多下劃線打印出來(lái)還會(huì)顯示成URL樣式。我通常會(huì)在最終稿里對(duì)該目錄單獨(dú)做一次“取消超鏈接顯示”的處理。5.3 目錄頁(yè)碼域代碼的“左對(duì)齊”陷阱一個(gè)比較隱蔽的坑目錄里有時(shí)會(huì)出現(xiàn)某個(gè)條目頁(yè)碼不在最右側(cè)而是緊跟著標(biāo)題文字。原因是這個(gè)章節(jié)標(biāo)題里包含了一個(gè)短橫線或冒號(hào)Word把短橫線和冒號(hào)當(dāng)作“制表符后的前導(dǎo)符非法字符”。解決辦法很粗暴如非必要章節(jié)標(biāo)題里不要用半角冒號(hào)改用全角冒號(hào)“”。我自己在搭建母版時(shí)會(huì)把標(biāo)題樣式里的“允許西文在單詞中間換行”關(guān)掉這樣標(biāo)題更不容易出現(xiàn)奇怪的折行目錄也更穩(wěn)定。6. 交稿前的最終檢查把低級(jí)返工擋在門(mén)外所有內(nèi)容寫(xiě)完之后別急著導(dǎo)PDF交稿。這幾年我看過(guò)太多因?yàn)橐粌蓚€(gè)小毛病被打回重改的論文其實(shí)這些問(wèn)題在打印預(yù)覽里三分鐘就能發(fā)現(xiàn)。下面這份檢查清單是我每次幫別人定稿前必走的流程你也可以照著逐項(xiàng)過(guò)一遍。6.1 一個(gè)字段的隱藏危機(jī)全角半角與字體嵌入最簡(jiǎn)單的檢查方式是把光標(biāo)放到一個(gè)段落里看“開(kāi)始”選項(xiàng)卡的字體區(qū)域確認(rèn)中文字體是宋體或?qū)W校指定的字體西文字體是Times New Roman。Word有一個(gè)默認(rèn)行為中文字體和西文字體分開(kāi)設(shè)置。很多人只改了中文字體西文字體還是默認(rèn)的Calibri導(dǎo)致論文里所有數(shù)字和英文看起來(lái)細(xì)一圈格式審查一眼就能識(shí)別出不規(guī)范。批量修改的方法是CtrlA全選在字體對(duì)話框里分別設(shè)置“中文字體”和“西文字體”確定即可。注意不要勾選“僅此以后”否則只能改當(dāng)前選中范圍。同樣要檢查的是標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正文中應(yīng)盡量使用全角中文標(biāo)點(diǎn)參考文獻(xiàn)中英文條目則建議使用半角標(biāo)點(diǎn)。最快捷的檢查辦法是用查找功能搜“.”和“.”全角點(diǎn)的確切位置看有沒(méi)有混用。6.2 打印前的“三查三確認(rèn)”一查打開(kāi)打印預(yù)覽CtrlP逐頁(yè)翻看。重點(diǎn)關(guān)注每章第一頁(yè)的頁(yè)眉是否正確正文頁(yè)碼是否從1開(kāi)始連續(xù)目錄頁(yè)碼和正文頁(yè)碼是否對(duì)得上。打印預(yù)覽是Word的“真面目”很多屏幕上看著沒(méi)問(wèn)題的排版問(wèn)題在預(yù)覽里都會(huì)暴露。二查用“導(dǎo)航窗格”過(guò)一遍整篇結(jié)構(gòu)。勾選“視圖”-“導(dǎo)航窗格”左側(cè)顯示的標(biāo)題樹(shù)如果層級(jí)混亂說(shuō)明有的標(biāo)題套錯(cuò)了樣式。一棵干凈的標(biāo)題樹(shù)是論文規(guī)范與否的直觀體現(xiàn)。三查如果學(xué)校要求提交PDF導(dǎo)出PDF后不要直接交再打開(kāi)PDF翻一遍。Word轉(zhuǎn)PDF多數(shù)情況沒(méi)問(wèn)題但偶爾會(huì)出現(xiàn)分頁(yè)錯(cuò)亂、圖片模糊、域代碼未更新的情況。我發(fā)現(xiàn)一個(gè)高概率出問(wèn)題的位置是公式Word自帶公式編輯器轉(zhuǎn)PDF后有時(shí)會(huì)偏離基線如果你用MathType記得在導(dǎo)出PDF前把公式全部刷新一遍。表格形式的最終檢查項(xiàng)參考檢查項(xiàng)操作通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)頁(yè)碼正文起始頁(yè)顯示“1”無(wú)“第1頁(yè)”出現(xiàn)在摘要節(jié)頁(yè)眉每章頁(yè)眉和該章標(biāo)題一致不出現(xiàn)上一章標(biāo)題殘留目錄按F9更新后對(duì)照正文實(shí)際頁(yè)碼頁(yè)碼完全一致圖表編號(hào)全選更新域圖3-1、表2-1等無(wú)重復(fù)無(wú)跳號(hào)字體中英文分別設(shè)置全文統(tǒng)一標(biāo)題黑體、正文宋體參考文獻(xiàn)交叉引用無(wú)“錯(cuò)誤”提示正文上標(biāo)編號(hào)與文末列表一致標(biāo)點(diǎn)查找全角/半角點(diǎn)正文全角英文條目半角6.3 終極殺招給自己留一個(gè)沒(méi)有被編輯過(guò)的“凈稿”最后分享一個(gè)我用了很多年的習(xí)慣論文終稿導(dǎo)出PDF后我會(huì)把Word原文件復(fù)制一份改名“終稿存檔版”再在這個(gè)副本上做任何可能的臨時(shí)修改。也就是說(shuō)交上去的PDF和存檔的Word文件永遠(yuǎn)處于同一個(gè)版本不會(huì)出現(xiàn)那種“我記得改過(guò)但交上去的PDF還是舊版”的靈異事件。這個(gè)習(xí)慣聽(tīng)起來(lái)很基本但每年都有同學(xué)因?yàn)檫@個(gè)被導(dǎo)師質(zhì)疑態(tài)度不認(rèn)真真的沒(méi)必要。寫(xiě)到這里我把這幾年處理論文格式的實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)基本都倒出來(lái)了。最大的感受是畢業(yè)論文排版本身沒(méi)有技術(shù)含量考察的就是細(xì)心和耐心。那些看起來(lái)兵荒馬亂的格式問(wèn)題90%都源于前期沒(méi)搭好母版、中期沒(méi)用好樣式、后期沒(méi)有系統(tǒng)性檢查?；ò胩彀褬邮胶头止?jié)設(shè)對(duì)后面省下的不僅是時(shí)間還有反復(fù)被導(dǎo)師打回時(shí)的好心情。希望這篇記錄能幫你少走幾個(gè)我當(dāng)年走過(guò)的彎路。